Pour toute entreprise, encaisser les factures dans les délais est crucial pour maintenir une trésorerie saine et pérenniser l’activité. Pourtant, les retards de paiement sont monnaie courante, mettant parfois en péril la santé financière des sociétés. Face à cet enjeu, le logiciel de recouvrement de créances est un outil stratégique. Il permet d’optimiser le processus de relance et de réduire les délais de règlement.
Automatisation des tâches, gain de temps, réduction des impayés, meilleur suivi… Les avantages d’un tel outil sont nombreux. Bien paramétré et utilisé, il contribue grandement à l’amélioration de la trésorerie et à la performance globale de l’entreprise.
Découvrons ensemble pourquoi opter pour un logiciel de recouvrement est un choix judicieux, quelles sont les fonctionnalités clés à rechercher et les critères pour sélectionner la solution adaptée à vos besoins. Suivez le guide ! 🧭
🔎 Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?
Avant tout, il est important de bien comprendre ce qu’est un logiciel de recouvrement de créances et à quoi il sert concrètement.
Définition et rôle d’un logiciel de recouvrement
Un logiciel de recouvrement est une solution informatique spécialisée qui vise à faciliter et optimiser le processus de relance et de récupération des factures impayées. Son rôle principal est d’aider les entreprises à suivre les encours clients, relancer les retardataires et réduire le délai moyen de paiement.
Concrètement, un tel outil va permettre de :
- Centraliser les informations clients et les factures
- Automatiser l’envoi de relances selon des scénarios paramétrés
- Proposer un portail de paiement en ligne
- Fournir des tableaux de bord et indicateurs clés
- Faciliter la collaboration entre équipes
L’objectif est de rendre le processus de recouvrement plus efficace, rapide et maîtrisé, tout en préservant la relation client. Le logiciel agit comme un véritable assistant digital pour les équipes financières.
Différence avec un logiciel de facturation
Il est important de ne pas confondre logiciel de recouvrement et logiciel de facturation. Si les deux sont complémentaires, ils n’ont pas le même rôle :
- Le logiciel de facturation sert à établir et envoyer les factures. Il gère le processus de facturation de A à Z.
- Le logiciel de recouvrement intervient en aval, une fois les factures émises. Son rôle est de s’assurer qu’elles soient bien réglées dans les temps, en organisant les relances.
Certains logiciels de facturation intègrent des fonctions basiques de relance. Mais pour un recouvrement vraiment optimisé, mieux vaut utiliser un outil dédié, offrant des fonctionnalités avancées.
👍 Les avantages d’un logiciel de recouvrement
Investir dans un logiciel de recouvrement présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise. Passons en revue les principaux avantages à en tirer.
Automatisation et gain de temps
L’un des intérêts majeurs d’un logiciel de recouvrement est l’automatisation des tâches répétitives et chronophages. Fini le suivi des impayés sur Excel, l’édition manuelle des courriers de relance, l’envoi un par un des emails…
Grâce au paramétrage de scénarios de relance personnalisés, le logiciel va automatiquement envoyer les messages aux clients, selon la temporalité définie. Plusieurs canaux peuvent être utilisés : email, SMS, courrier…
Résultat : un gain de temps considérable pour les équipes ! Elles peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le traitement des cas complexes notamment, qui nécessitent un suivi personnalisé.
Le temps est une ressource précieuse en entreprise. En confiant les tâches répétitives à un logiciel, on améliore la productivité et l’efficacité des collaborateurs. Un vrai plus, surtout quand les équipes sont restreintes ou débordées.
Réduction des impayés et du DSO
Avec un processus de relance optimisé et régulier, le logiciel de recouvrement permet de réduire significativement les retards de paiement et les impayés. Les oublis sont évités, les clients sont relancés au bon moment, avec le bon message.
La preuve avec quelques chiffres éloquents tirés de notre expérience chez Leanpay :
Jusqu’à 30% de réduction des impayés
Diminution moyenne du délai de paiement (DSO) de 20%
97,5% des factures réglées avec les relances automatisées
Le message est clair : un logiciel de recouvrement est un allié de poids face aux impayés ! En étant payé plus vite, l’entreprise améliore mécaniquement sa trésorerie et réduit son besoin en fonds de roulement. De quoi voir l’avenir plus sereinement.
Amélioration de la relation client
Contrairement aux idées reçues, bien relancer ses factures ne dégrade pas la relation commerciale, bien au contraire ! C’est le moyen d’éviter les litiges, les blocages et de garder un lien de confiance avec ses clients.
Avec un logiciel de recouvrement, vous pouvez :
- Envoyer des messages de relance personnalisés et adaptés à chaque profil client
- Proposer diverses options pour régler en ligne
- Offrir de la souplesse sur les délais en cas de difficulté passagère
- Conserver un historique des échanges
Votre image en sortira grandie. Vos clients percevront le sérieux et le professionnalisme de votre gestion. Votre réactivité et bienveillance seront appréciées.
N’oublions pas qu’un client avec qui la relation est bonne aura d’autant plus envie de vous payer en priorité ! Le recouvrement est un des maillons essentiels de la relation client.
Meilleure connaissance des clients
Au delà de son rôle premier, un logiciel de recouvrement est aussi un formidable outil pour mieux connaître ses clients et prospects.
Grâce aux données collectées et à leur analyse, vous pouvez :
- Segmenter votre portefeuille clients par profil (bon payeur, mauvais payeur…)
- Identifier des signaux d’alerte de défaillance
- Ajuster votre politique commerciale (délais accordés, limites de crédit…)
- Cibler les actions de recouvrement et les personnaliser
Un logiciel de recouvrement offre une vision globale et détaillée du comportement de paiement de vos clients. Ces informations sont précieuses pour piloter efficacement votre poste clients.
Elles peuvent aussi être utilement partagées avec vos équipes commerciales pour les aider à mieux qualifier les prospects. Ou encore avec la direction pour éclairer la prise de décision.
Pilotage facilité de l’activité
Piloter efficacement son activité nécessite d’avoir une vision chiffrée de ses performances. C’est exactement ce que propose un logiciel de recouvrement à travers de nombreux indicateurs clés :
- DSO (délai moyen de paiement)
- Taux de transformation des relances
- Montant des impayés
- Balance âgée
- Taux de recouvrement
- Etc.
Avec ces données, réactualisées en temps réel, vous savez précisément où vous en êtes. Vous pouvez mesurer vos progrès, identifier les points de blocage, ajuster vos actions…
Le logiciel facilite grandement le pilotage du recouvrement. Les tableaux de bord offrent une lecture claire de la situation. Fini les fichiers Excel, place à une vision consolidée et partageable en un clic !
Avoir une bonne maîtrise de ses indicateurs, c’est indispensable pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Un logiciel de recouvrement est un outil d’aide à la décision précieux.
🎯 Principales fonctionnalités à rechercher
Pour profiter pleinement des avantages d’un logiciel de recouvrement, il doit proposer des fonctionnalités complètes et performantes. Tour d’horizon de celles à privilégier pour faire le bon choix.
Automatisation des relances
C’est la fonction socle d’un logiciel de recouvrement. Elle doit être suffisamment poussée et paramétrable pour s’adapter à vos process.
Vérifiez notamment les possibilités suivantes :
Création de scénarios de relance multi-critères (nombre d’étapes, délais, canaux…)
Personnalisation des modèles de relance (contenu, charte graphique…)
Planification des actions de relance dans un agenda partagé
Prévisualisation et validation des actions avant envoi
L’objectif est d’automatiser au maximum l’envoi des relances, selon vos règles, tout en gardant la main si besoin. Un bon logiciel doit concilier productivité et souplesse.
Gestion des contacts
Pour relancer efficacement vos clients, vous devez pouvoir centraliser et mettre à jour facilement leurs coordonnées. Un logiciel de recouvrement doit donc proposer un système de gestion des contacts pratique et fiable.
Les fonctionnalités attendues sont par exemple :
Annuaire clients avec les informations de contact (adresse, email, téléphone…)
Possibilité d’ajouter des champs personnalisés (segment, commentaires…)
Catégorisation et recherche multi-critères
Synchronisation avec vos autres outils (CRM, ERP, logiciel de facturation…)
La base contacts est au cœur du processus de recouvrement. Elle doit être intuitive, flexible et interconnectée avec votre système d’information.
Portail de paiement client
Pour faciliter le paiement des factures, le logiciel doit proposer un portail web dédié aux clients. Ce portail leur permettra de :
Consulter leurs factures en attente de règlement
Accéder à l’historique des échanges (relances…)
Payer en ligne, par carte bancaire ou virement
Demander un délai ou un échéancier
Déposer un litige
L’objectif est de responsabiliser le client en lui donnant accès à son compte. Cela simplifie aussi le travail de vos équipes en leur évitant des tâches à faible valeur ajoutée (envoi des factures, saisie des règlements…).
Le portail, accessible 24/7, doit être simple et sécurisé. Il doit s’adapter graphiquement à vos couleurs et offrir une expérience client fluide.
Tableaux de bord et reporting
Le pilotage de votre activité recouvrement passe par des reportings complets et lisibles. C’est une fonctionnalité indispensable pour mesurer votre performance.
Voici les principaux indicateurs et rapports à retrouver dans un bon logiciel de recouvrement :
Balance âgée
DSO (global et par client)
Taux de transformation des relances
Montant des impayés
Productivité des équipes (nombre de dossiers traités…)
Etc.
Ces données doivent être accessibles en temps réel et visualisables de façon graphique (courbes, histogrammes…). Des systèmes de filtres et zoom permettront une analyse fine et détaillée.
Il est aussi intéressant d’avoir des fonctions d’exportation des données (Excel, PDF…) et des rapports automatiques envoyés par mail. Le reporting doit pouvoir être diffusé aisément.
Intégration à l’écosystème de l’entreprise
Pour déployer de façon optimale un logiciel de recouvrement, il doit communiquer avec vos autres outils de gestion. Cette interfaçage permet la synchronisation des données et évite les ressaisies manuelles sources d’erreurs.
Le logiciel devra se connecter notamment à :
Votre logiciel de facturation, pour récupérer les factures émises
Votre ERP ou CRM, pour synchroniser les données clients
Votre outil comptable, pour le lettrage des paiements
Vos outils de productivité, pour organiser les tâches de l’équipe
Ces connexions doivent être simples à mettre en place (API, web services…) et sécurisées. Elles permettront un gain de temps substantiel et fiabiliseront les données.
Avant de choisir une solution, vérifiez sa capacité d’intégration et la compatibilité avec vos outils existants. Un bon logiciel de recouvrement doit s’adapter à votre système d’information, pas l’inverse !
🤔 Comment bien choisir son logiciel de recouvrement ?
Avec la digitalisation des métiers du chiffre, l’offre de logiciels de recouvrement s’est étoffée. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions, destinées aux TPE, PME ou grandes entreprises.
Comment s’y retrouver et sélectionner celle qui vous conviendra le mieux ? Voici les critères à considérer pour faire le bon choix.
Identifier ses besoins
Avant de vous lancer dans la comparaison des logiciels du marché, prenez le temps de lister précisément vos besoins et attentes. Cela vous permettra d’orienter efficacement vos recherches et votre benchmark.
Posez-vous les bonnes questions :
Quel est votre volume de factures à gérer ?
Quelle est la typologie de vos clients ?
Qui utilisera l’outil ? Combien de collaborateurs ?
Quelles fonctionnalités sont indispensables/importantes/secondaires ?
Quels sont vos objectifs en termes de DSO et taux de recouvrement ?
De quel budget disposez-vous ?
N’hésitez pas à interroger toutes les parties prenantes : direction financière, credit manager, commerciaux…
